一(yī)、概况及背景

      高校公用房在高校固定资产总量中占有相当大的比重，约占國(guó)有资产总量70%以上(shàng)。随着高校事业的高速发展，各校的公用房存量规模不断扩大，如(rú)何优化公用房资源配置，提高公用房的使用效率，已成為(wèi)省属各高校资产、后勤管理中的攻坚课题。 

      在“2014省属高校國(guó)有资产管理业务骨干培训班”上(shàng)，与会各校提出了(le)不少(shǎo)解决此类問(wèn)题的新思路、方法和(hé)建議(yì)。省教育厅高度重視(shì)，会后委托共创软件就高校公用房管理信息化建设議(yì)题在省內(nèi)開(kāi)展调研。至2014年(nián)底，我们分别与南京邮电大学、南通(tōng)大学、南京醫(yī)科大学、江苏開(kāi)放大学、江苏大学、常州大学、南京信息工(gōng)程大学、南京工(gōng)业职业技術(shù)学院、南京铁路职业技術(shù)学院、江苏警官学学等十余所高校资产后勤领导、专家进行(xíng)了(le)充分的沟通(tōng)了(le)解，就共同关心的問(wèn)题如(rú)：公用房管理体制机制建设、信息系统建设，系统部署方式，系统功能(néng)模块，系统建设资金(jīn)及系统启用時(shí)机等相关問(wèn)题进行(xíng)深入探讨。期間(jiān)不断通(tōng)过原型展示与上(shàng)述各高校进行(xíng)充分沟通(tōng)，调整需求、优化功能(néng)。调研发现，目前市场上(shàng)同类产品相对较少(shǎo)，由于设计理念的不同，产品定位不一(yī)，所以良莠不齐。有的是作(zuò)為(wèi)全校信息公開(kāi)、信息推送、信息查询业务中的一(yī)个模块，基本上(shàng)没有管理；还有的仅是停留在简单地(dì)实现了(le)手工(gōng)作(zuò)业电子化，信息档案表格化的低(dī)层次上(shàng)管理。对高校公用房管理管理的促进很(hěn)少(shǎo)。

      至2015年(nián)7月第一(yī)个版本在南京邮电大学展開(kāi)试点工(gōng)作(zuò)，2015年(nián)年(nián)底试点工(gōng)作(zuò)通(tōng)过南京邮电大学验收。试点结束后进行(xíng)了(le)推广使用，目前已有三十多所高校选用本系统，进行(xíng)公用房管理，效果显著，切实提升了(le)学校公用房管理水平，优化了(le)资源配置，促进了(le)公用房使用绩效提高。

二、总体设计

2.1系统构架

      公用房管理信息系统是一(yī)个综合性的集成系统，包含了(le)对公用房的档案管理、公用房业务流程的构建、相关图紙(zhǐ)的的展示和(hé)管理等內(nèi)容。在系统构架上(shàng)需要(yào)考虑构建這(zhè)些应用的相应组件，在技術(shù)线路上(shàng)选择J2EE构架，具有良好的扩展性。

      系统的构架分為(wèi)四层，分别是基础层、數(shù)据层、支撑层、应用层。其中基础层是系统所需的基础软硬件，數(shù)据层是对數(shù)据进行(xíng)描述，支撑层是系统所需的主要(yào)组件，应用层是对系统具体应用进行(xíng)分解。在最上(shàng)面是用户层，描述了(le)使用该系统的用户角色。

      统一(yī)身份认证和(hé)空間(jiān)數(shù)据规范是贯穿各层的基本规则，各层需要(yào)遵循這(zhè)两个规则完成信息沟通(tōng)，业务流转。

2.2软件框架

      J2EE是一(yī)套全然不同于传统应用開(kāi)发的技術(shù)架构，包含许多组件，主要(yào)可(kě)简化且规范应用系统的開(kāi)发与部署，进而提高可(kě)移植性、安全与再用价值。

      在接口中选择Web Service，Web Service是一(yī)个平台独立的、低(dī)耦合的、自(zì)包含的、基于可(kě)编程的Web的应用程序，能(néng)使得运行(xíng)在不同机器上(shàng)的不同应用无须借助附加的、专门的第三方软件或硬件，就可(kě)相互交换數(shù)据或集成。依据Web Service规范实施的应用之間(jiān)，无论它们所使用的语言、平台或內(nèi)部协議(yì)是什么都(dōu)可(kě)以相互交换數(shù)据。

2.3部署方案

      软件部署方案以校园网為(wèi)主，兼顾校外(wài)互联网及教育网，數(shù)据集中于学校信息中心，在中心部署业务服务器、數(shù)据库服务器、GIS服务器组成应用服务。学校领导、管理职能(néng)部门、各归口部门、二级院系单位都(dōu)通(tōng)过浏览器，获得公用房系统的应用服务，并且通(tōng)过服务可(kě)為(wèi)其它校园网系统提供公用房业务服务，從(cóng)而在校园网內(nèi)构成一(yī)个完整的协作(zuò)办公平台和(hé)數(shù)据中心。

2.4功能(néng)规划

      系统功能(néng)分為(wèi)四个层面：基础管理和(hé)系统维护是系统运行(xíng)的维护性功能(néng)；档案管理、日常管理、缴費(fèi)管理是系统的业务性功能(néng)；综合查询和(hé)统计分析是日常性的查询统计；定编设置和(hé)指标评价是通(tōng)过对日常數(shù)据的挖掘分析形成指标评价。 

三、创新与技術(shù)线路

      通(tōng)过调研及对公用房管理现状的分析，制约公用房信息化管理的桎梏主要(yào)有：组织构架、考核指标、信息共享、使用便捷性等問(wèn)题。在项目推进实施过程中，通(tōng)过分析和(hé)实际运行(xíng)，本项目通(tōng)过分解业务流程，理清了(le)公用房管理中各部门之間(jiān)关系，构建了(le)适合高校的管理信息系统，总结解决問(wèn)题的思路和(hé)技術(shù)线路主要(yào)有以下(xià)几点：

3.1建立归口监管二级院系使用的管理组织架构

      在高校公用房管理中，由于各单位的历史和(hé)管理习惯，多形成条块分割管理分散，没有统一(yī)完整的管理制度作(zuò)為(wèi)支撑。通(tōng)过对现有业务流程的梳理和(hé)重组，将管理进行(xíng)抽象建模，按照“统一(yī)领导、分类管理、分级负责、责任到人(rén)”的管理模式建立覆盖全校的二级单位管理网络。

      通(tōng)过建立归口监管二级院系使用的组织架构，在学校內(nèi)建立了(le)公用房的管理网络，建立了(le)使用与监管。即实现了(le)二级单位在实际管理中自(zì)主性和(hé)灵活性，又從(cóng)制度上(shàng)保证了(le)用房的制度性和(hé)统一(yī)性。

3.2利用工(gōng)作(zuò)流建立协同办公平台

      建立了(le)良好的管理组织架构只是第一(yī)步，要(yào)让這(zhè)个组织架构高效运作(zuò)满足学校对公用房管理的需求，还需要(yào)建立一(yī)个协同办公平台。通(tōng)过对公用房业务的分解，可(kě)以得出在公用房管理中组要(yào)有档案管理、使用管理、缴費(fèi)管理等子系统。而這(zhè)些管理都(dōu)需要(yào)流程来承载，為(wèi)此我们引入了(le)工(gōng)作(zuò)流引擎。在管理中实现了(le)流程化的办公协作(zuò)平台。按管理职能(néng)部门、各归口、各二级单位、教职工(gōng)个人(rén)、财务部门等划分角色，将公用房业务流程分解為(wèi)具体任务环节，设置各环节的角色和(hé)业务內(nèi)容，并配置流程流转条件，最后通(tōng)过工(gōng)作(zuò)流引擎推动流程完成具体业务。

3.3借助量化指标盘活存量实现成本管控

      成本管控已经不是什么新概念，在高校中已得到广泛应用，但(dàn)是在公用房管理方面目前还没有成熟的应用。究其原因是公用房的數(shù)据庞雜(zá)而巨大，收到影响的因素较多，提取指标不易。本项目中引入了(le)數(shù)据仓库的设计思想和(hé)技術(shù)，通(tōng)过对日常管理中生产數(shù)据的采集、清洗、分类、提炼最后形成各项指标。有了(le)量化指标可(kě)对公用房的使用进行(xíng)量化考核评估，配合分类管理、定编核算、动态调整、有偿使用等各方面的应用，盘活存量实现对成本的有效管控。

3.4与國(guó)资平台实现无缝对接

      公用房本身就是國(guó)有资产不可(kě)分割的重要(yào)组成部分，只是在通(tōng)常的國(guó)有资产管理信息系统中对公用房只有账务數(shù)据，对具体內(nèi)容没有深入细化管理。而公用房的管理中，只是对房屋的档案管理还不够，必须要(yào)将房屋和(hé)室內(nèi)的资产结合起来进行(xíng)管理，才能(néng)将公用房管活管好管到位。鉴于我省省属高校使用的是省属高校國(guó)有资产管理信息系统（简称國(guó)资平台），与國(guó)资平台的对接也就成為(wèi)公用房信息化建设的必备之选。

3.5实现图、档、属一(yī)体化管理

      公用房的管理以前只进行(xíng)档案的管理，现在随着國(guó)內(nèi)GIS平台的崛起，GIS平台的价格也在下(xià)降，有条件的高校可(kě)以选择GIS平台对公用房进行(xíng)图形化管理。系统中引入空間(jiān)數(shù)据标准，可(kě)与多种GIS平台配合，实现图紙(zhǐ)、档案、属性一(yī)体化的管理，做(zuò)到所見(jiàn)即所得，即可(kě)以图管房，也可(kě)以房查图。

四、项目成效

      1、建立了(le)一(yī)套切实可(kě)行(xíng)的管理组织构架。通(tōng)过调研和(hé)分析，借鉴國(guó)资管理中的组织架构，建立了(le)归口和(hé)二级院系為(wèi)主的管理组织构架，切实解决了(le)公用房有人(rén)用没人(rén)管，上(shàng)下(xià)信息不沟通(tōng)，管理放任的問(wèn)题。

      2、通(tōng)过量化指标考核到达了(le)成本管控。系统采用數(shù)据挖掘的思想，從(cóng)繁雜(zá)的生产數(shù)据中提炼出各种指标數(shù)据，精准解读了(le)目前学校公用房的使用情况，為(wèi)管理指明(míng)了(le)方向。建立有偿使用机制，盘活了(le)存量，到达调配有据，调动有序。

      3、与國(guó)资平台实现了(le)无缝对接。实现在國(guó)资平台中使用公用房的數(shù)据，同時(shí)也可(kě)以在公用房中使用國(guó)资平台數(shù)据。规范了(le)國(guó)资平台中资产入库存放地(dì)不清晰的問(wèn)题，也完善了(le)公用房管理中不了(le)解房間(jiān)內(nèi)资产配置的問(wèn)题。在于同类产品的对比中，该产品不仅更适合江苏高校的管理实际，更從(cóng)源头上(shàng)解决高校人(rén)、房、物(wù)三位一(yī)体的問(wèn)题。

      4、2016年(nián)4月由江苏省高等学校后勤协会房地(dì)产管理专业委員(yuán)会组织专家对本系统进行(xíng)了(le)鉴定。专家认為(wèi)，该项目的实施积极推动了(le)高校公用房信息化建设，提升了(le)公用房管理手段，完善了(le)公用房管理体制和(hé)运行(xíng)机制，促进了(le)高校公用房管理服务的规范化、标准化、现代化，在本行(xíng)业內(nèi)达到國(guó)內(nèi)领先水平。建議(yì)主管部门组织推广使用。

      5、在后期推广使用中，在南京大学、南京邮电大学、北京体育大学、上(shàng)海(hǎi)大学、华东大学、南通(tōng)大学、苏州科技大学、南京醫(yī)科大学、徐州醫(yī)科大学、江苏開(kāi)放大学、南京艺術(shù)学院、南京警官学院、南京工(gōng)业职业技術(shù)学院、南京铁道(dào)职业技術(shù)学院、徐州工(gōng)业职业技術(shù)学院、扬州工(gōng)业职业技術(shù)学院、淮阴工(gōng)学院、淮阴師(shī)范学院、淮安信息职业技術(shù)学院、江苏醫(yī)药卫生职业学院、江苏食品药品职业技術(shù)学院、盐城工(gōng)学院、盐城師(shī)范学院、江苏建筑职业技術(shù)学院等院校中使用获得好评。